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Como limpar uma lista exportada do Apollo, do LinkedIn ou do CRM
Toda ferramenta de prospecção ou CRM exporta um CSV com e-mails. O problema é que parte deles não existe mais, foi estimada pelo padrão da empresa ou nem foi preenchida. Veja o que esperar de cada origem e como limpar antes de enviar.
Equipe AutentifyAtualizado em 6 min de leitura
Resposta rápida: exporte o CSV da ferramenta como ele sai, sem editar; tire os duplicados; verifique a lista inteira logo antes do envio; e use o resultado de cada linha para montar as levas. O que costuma vir errado muda com a origem: no Apollo e em ferramentas de prospecção, e-mails estimados pelo padrão da empresa; no LinkedIn, e-mails vazios ou achados por extensões; no CRM, contatos antigos de quem já saiu da empresa.
Para conferir alguns endereços antes de subir a lista, use o verificador de e-mail grátis, sem cadastro.
O que costuma vir errado em cada origem
| Origem | O problema mais comum | O que a verificação resolve |
|---|---|---|
| Apollo e outras bases de prospecção | Parte dos e-mails é estimada pelo padrão da empresa (nome.sobrenome@), e os verificados podem ter sido conferidos há meses | Diz se cada endereço existe hoje |
| LinkedIn (exportação de conexões) | A maioria das linhas vem sem e-mail; os que aparecem são os pessoais de quem permitiu | Confirma os que vieram; os vazios saem da lista |
| Extensões que "acham o e-mail" no LinkedIn | Endereço montado pelo padrão, sem garantia | Diz se o formato montado existe |
| CRM (RD Station, HubSpot, Pipedrive e outros) | Contatos de anos atrás, de quem mudou de empresa | Tira os que não existem mais |
| Planilha de evento ou formulário | Erros de digitação (gmial.com) e e-mails temporários | Marca os dois |
Passo a passo
- Exporte o CSV como ele sai. Mantenha as colunas de nome, empresa e cargo: elas voltam no arquivo do resultado e servem para montar as levas.
- Junte as origens num arquivo só, se usar mais de uma. O mesmo contato costuma aparecer no Apollo e no CRM.
- Tire os duplicados e os erros óbvios. A ferramenta grátis limpar lista de e-mails faz isso no navegador, sem enviar o arquivo.
- Verifique a lista inteira. A verificação pergunta ao servidor de cada endereço se a caixa existe, sem mandar mensagem. Na Autentify, a prévia mostra quantas linhas e o custo máximo antes de você confirmar.
- Monte as levas pelo resultado (tabela abaixo) e envie primeiro para os entregáveis.
Se a lista ficar parada mais de um mês antes de virar campanha, verifique de novo: em contatos de empresa, a base envelhece rápido.
O que fazer com cada resultado
| Resultado | Na prospecção |
|---|---|
| Entregável | Primeira leva |
| Entregável, endereço de função (contato@, comercial@) | Use quando não tiver o contato de quem decide |
| Arriscado: domínio que aceita tudo | Última leva, em lotes pequenos e separados |
| Não entregável | Fora da lista |
| Inconclusivo | Verifique de novo mais tarde (não é cobrado) |
O detalhe de cada caso, inclusive os domínios que aceitam qualquer endereço, está em como limpar uma lista de prospecção.
Volte o resultado para a ferramenta
Depois de verificar, leve a informação de volta para onde a lista mora, para não pagar a verificação de novo na próxima campanha:
- No CRM: crie um campo "e-mail verificado" com o resultado e a data, e filtre as campanhas por ele.
- Na ferramenta de prospecção: remova ou marque os não entregáveis antes de colocar os contatos numa sequência.
- Na planilha: o complemento para o Google Planilhas escreve o resultado ao lado de cada e-mail, sem sair da planilha.
Quanto custa
Cada e-mail verificado usa 1 crédito, sem assinatura: 1.000 por R$20, 5.000 por R$100 e 10.000 por R$190. Pix ou cartão, com nota fiscal. Duplicados são cobrados uma vez e inconclusivos não são cobrados. Veja todos os pacotes em preços.
Antes de enviar
- Use um domínio ou subdomínio próprio para prospecção, com SPF, DKIM e DMARC configurados. Confira no verificador grátis.
- Comece com poucas dezenas de envios por dia e suba aos poucos.
- Acompanhe a devolução e a taxa de spam. No Gmail, o Google Postmaster Tools mostra os dois.
Perguntas frequentes
Os e-mails exportados do Apollo já vêm verificados?
Nem todos. Ferramentas de prospecção juntam e-mails de fontes diferentes e marcam alguns como verificados e outros como estimados pelo padrão da empresa. Mesmo os verificados podem ter sido conferidos há meses. Vale verificar a lista exportada logo antes do envio.
Dá para exportar os e-mails das conexões do LinkedIn?
Só em parte. A exportação dos seus dados do LinkedIn traz o e-mail apenas das conexões que permitiram mostrá-lo, e a maioria vem vazia. E-mails encontrados por extensões ou ferramentas de terceiros a partir do LinkedIn costumam ser estimados e precisam ser verificados.
Por que a lista do meu CRM tem tantos e-mails que voltam?
Porque o CRM guarda contatos de anos, e e-mail de empresa morre quando a pessoa muda de emprego. Na nossa própria base, com contatos de até cinco anos, 22,8% não existiam mais.
Preciso mudar o arquivo antes de verificar?
Não. Na Autentify você sobe o CSV como saiu da ferramenta, com todas as colunas. O portal encontra a coluna de e-mail, mostra uma prévia e o custo máximo antes de processar, e devolve o mesmo arquivo com o resultado de cada linha.
Quanto custa verificar uma lista exportada?
Cada e-mail verificado usa 1 crédito. 1.000 custam R$20, 5.000 custam R$100 e 10.000 custam R$190. Duplicados são cobrados uma vez e inconclusivos não são cobrados.
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